Rekenkamer commissie Den Helder – Brief aan Gemeenteraad Den Helder met aankondiging van Rekenkamer onderzoek naar Theater De Kampanje + Bijlage

Brief aan Gemeenteraad Den Helder met aankondiging van Rekenkamer onderzoek naar Theater De Kampanje

Kopie aan: College van Burgemeester en Wethouders, Gemeentesecretaris en ambtelijk contactpersoon Rekenkamercommissie

Gemeenteraad Den Helder
Postbus 36
1780 AA DEN HELDER

uw gegevens
brief van:
kenmerk:

verzendgegevens
datum: 03-05-2017
kenmerk: AU17.03786
bijlagen: 1
onderwerp: Aankondiging onderzoek naar Theater de Kampanje

behandeld door:
dhr. M. Versteeg
telefoon (0223) 67 8106

Geachte raadsleden,

Graag informeren wij u over een onderzoek dat de Rekenkamercommissie Den Helder binnenkort zal starten. Het betreft een onderzoek naar theater De Kampanje.

Doel van het onderzoek is een goed beeld te krijgen van het besluitvormingsproces en de financiële consequenties van de verplaatsing van de schouwburg, inclusief de huidige exploitatie en governance.

Als bijlage treft u de opzet van het onderzoek aan, zoals dat zal worden uitgevoerd door het gespecialiseerde bureau Buys Culturele Profielen.

Wij verwachten u de resultaten van ons onderzoek eind 2017 te kunnen aanbieden.
Mocht u naar aanleiding van deze brief nadere informatie wensen, dan kunt u via onze secretaris de heer M. Versteeg contact opnemen met de rekenkamercommissie.

Hoogachtend,
de voorzitter van de Rekenkamercommissie Den Helder

Drs. R.J. Morée MBA

Drs. F. Bijlweg 20
1784 MC Den Helder

Postbus 36
1780 AA Den Helder

http://www.denhelder.nl
kcc@denhelder.nl

telefoon 14 0223
fax (0223) 67 1201

———————————————————————————————————

Bijlage

BUYS
culturele profielen

Rekenkamercommissie
Gemeente Den Helder
ONDERZOEK
SCHOUWBURG DE KAMPANJE
een offerte

Nijmegen, 20 april 2017

KplusV
Postbus 60055
6800 JB Arnhem
(026) 355 13 55
info@kplusv.nl
http://www.kplusv.nl

Buys Culturele Profielen
Postbus 1312
6501 BH Nijmegen
(024) 360 40 68
bureau@buyscp.nl
http://www.buyscp.nl

2017.04.20.bcp.lb

Rekenkameronderzoek Schouwburg De Kampanje Den Helder: een offerte

INLEIDING

De Rekenkamercommissie van de gemeente Den Helder wil een onderzoek laten uitvoeren naar het verloop van het project “Schouwburg Kampanje naar Marinewerven”. De verplaatsing van de schouwburg van het stadscentrum in Den Helder naar de oude Rijkswerf Willemsoord is in 2015 afgerond. Voor de verplaatsing was destijds een investeringsbedrag geraamd van 23 miljoen euro.

De Rekenkamercommissie Den Helder wil met een vooronderzoek in kaart brengen welke informatie voorhanden is over Theater De Kampanje ten aanzien van de: 1) verplaatsing, 2) exploitatie, en 3) governance. De commissie wil verder weten welk van de bovengenoemde aspecten zich het meest leent voor een eventueel nader onderzoek. Dit kan één of een combinatie van meerdere aspecten zijn. De commissie wil geadviseerd worden over wat de eventuele onderzoeksvraag en deelvragen van een nader onderzoek kunnen zijn, al dan niet weergegeven in een onderzoeksopzet.

Een groep bewoners heeft een WOB-verzoek gedaan om inzage te krijgen die betrekking hebben op de verplaatsing van de schouwburg. Dit verzoek is afgewezen, waarbij het College van B&W van Den Helder aangaf dat zij niet beschikt over de gevraagde stukken.

In een gesprek op 13 maart jl. heeft de Rekenkamercommissie nader toegelicht wat zij met het vooronderzoek beoogt. Er heeft nog geen financiële eindverantwoording plaatsgevonden over de verplaatsing aan de gemeenteraad, en er bestaat onduidelijkheid over de governance rondom wijzigingen in het Programma van Eisen tijdens het bouwproces. De Rekenkamercommissie doelde hierbij met name op de uitbreiding van het Programma van Eisen met toevoeging van een kleine zaal.

1. ONDERZOEKSVRAGEN

Om een goed beeld te krijgen van het besluitvormingsproces en de financiële consequenties van de verplaatsing de schouwburg zijn ons inziens vier onderzoeksvragen leidend:

A) Op basis van welke informatie heeft de gemeenteraad een go-besluit genomen over de verplaatsing van Schouwburg Kampanje naar Willemsoord?
B) Is de verplaatsing van de schouwburg gerealiseerd conform het Programma van Eisen?
C) Is de verplaatsing van de schouwburg gerealiseerd binnen de vastgestelde investeringskaders?
D) Verloopt de exploitatie van de schouwburg volgens de richtlijnen van de vastgestelde exploitatiekaders?

2. PLAN VAN AANPAK

2.1 Stap 1: Vooronderzoek

Om de onderzoeksvragen goed te kunnen beantwoorden moet minimaal de volgende informatie beschikbaar zijn:

1. Het geaccordeerde Programma van Eisen van Schouwburg De Kampanje; 2. De rapportage m.b.t. de haalbaarheid van het PvE op de beoogde locatie;
3. Een gespecificeerde raming van de stichtingskosten (inclusief inrichting en inventaris);
4. De financieringsmiddelen voor de verplaatsing van de schouwburg;
5. De gehanteerde financiële parameters (rente, afschrijvingssystematiek, termijnen);
6. De beschikbaarheid en hoogte van het Frictiebudget cq. Budget Aanloopverliezen;
7. Het bedrijfsplan van Schouwburg De Kampanje over de jaren 2015 e.v., met daarin minimaal de volgende beschreven onderdelen:
– activiteiten
– bezoekers/gebruikers
– organisatie
– investeringsbegroting
– openingsbalans
– liquiditeitsprognose
– meerjarenbegroting
– risicoparagraaf
8. De relevante raadsinformatie stukken inzake besluitvorming en kaderstelling rondom de verplaatsing;
9. De in 2012 geraamde exploitatiesubsidie bijdrage aan Schouwburg De Kampanje na de opening;
10. De opzet en samenstelling van de projectorganisatie incl. een beschrijving van de verantwoordelijkheden;
11. De Samenwerkingsovereenkomst tussen Zeestad BV, Stichting Schouwburg De Kampanje en Willemsoord BV;
12. De relevante raadsinformatie stukken inzake besluitvorming en kaderstelling rondom de verplaatsing;
13. Een gespecificeerd verslag van de definitieve stichtingskosten (inclusief inrichting en inventaris) dat aansluit bij de
stichtingskostenraming;
14. De inhoudelijke en financiële jaarverslagen 2015 en 2016 van Schouwburg De Kampanje;
15. De geactualiseerde meerjarenbegroting 2017-2020 van Schouwburg De Kampanje;
16. De huurovereenkomst tussen de eigenaar van het schouwburgcomplex en Schouwburg De Kampanje;
17. De subsidieovereenkomst tussen de gemeente Den Helder en Schouwburg De Kampanje;
18. Afspraken over het Groot Onderhoud van het schouwburgcomplex;
19. Correspondentie en overige informatiebronnen ter zake.

Het vooronderzoek is erop gericht om te beoordelen in welke mate de bovenstaande gegevens beschikbaar zijn, en in welke mate de onderzoeksvragen van het (hoofd)onderzoek daarmee beantwoord kunnen worden. Het vooronderzoek zal zich dus richten op (1) het verkrijgen van deze informatiebronnen en (2) een toetsing van de kwaliteit van deze informatiebronnen. Hiervoor stellen wij eerst een uitvraag met benodigde gegevens op die we aan de ambtelijke organisatie voorleggen. Vervolgens inventariseren wij de toegestuurde documenten en beoordelen deze op compleetheid. Het vooronderzoek geschiedt dus vooral op basis van desk research.

In aanvulling op de desk research zullen we in deze fase echter ook één verkennend gesprek met de ambtelijk dossier houder voeren. Dit gesprek is van belang om duiding te geven aan eventuele hiaten in de beschikbare informatie; waarom is deze informatie niet beschikbaar, komt die op termijn beschikbaar, en wat zijn de redenen dat bepaalde informatie niet beschikbaar is? Waar nodig doen wij tevens navraag bij de belangrijkste partijen die bij het project betrokken zijn geweest. Hierbij leggen wij telefonisch en/of per email contact met de partijen die in paragraaf 2.4 worden genoemd. Hen leggen wij vervolgens een gerichte uitvraag van gegevens voor.

2.2 Stap 2: Terugkoppeling vooronderzoek en besluitvorming over vervolg

Het vooronderzoek sluiten wij af met een presentatie van de bevindingen aan de rekenkamer commissie. Tijdens deze bijeenkomst leggen wij de rekenkamer commissie enkele opties voor het vervolgonderzoek voor, op basis van de beschikbaarheid van gegevens. Mochten we hiaten aantreffen in de informatiebronnen, waardoor het niet mogelijk is om sluitende antwoorden te geven, dan zullen we er melding van maken. Deze bijeenkomst is niet zozeer een go/no-go moment, omdat wij begrepen hebben dat de rekenkamer commissie reeds een voorkeur voor een uitgebreider onderzoek heeft uitgesproken. Dit terugkoppelingsmoment biedt de rekenkamer commissie echter wel de mogelijkheid om te sturen in het proces; waar wil men het zwaartepunt op leggen en welke eventuele aanvullende vragen moeten worden beantwoord? Dit stelt de rekenkamer commissie in staat om de precieze invulling van het onderzoek, op basis van de beschikbare gegevens, nader te bepalen.

2.3 Stap 3: Documenten studie

Nadat de rekenkamer commissie een besluit heeft genomen over de insteek van het vervolg van het onderzoek, voeren wij de inhoudelijke documenten studie uit. Hiervoor bestuderen wij de relevante beschikbare bronnen om te komen tot een voorlopige beantwoording van de onderzoeksvragen.

2.4 Stap 4: Interviews

Na afronding van de documenten studie houden wij met de betrokken partijen verdiepende interviews. Tijdens deze gesprekken gaan wij in op de beweegredenen en percepties van de betrokken partijen en eventuele in de documenten ontbrekende gegevens.

Voor zover wij het project nu kunnen overzien zijn er vier of vijf stakeholders, die elk over een deel van de informatiebronnen beschikken:

 De gemeente Den Helder
 Zeestad BV
 Willemsoord BV
 Stichting Schouwburg De Kampanje
 BBN

Welke partijen wij tijdens deze stap precies spreken, hangt af van de tijdens stap 2 door de rekenkamer commissie gemaakte keuzes over het vervolgonderzoek. Wij gaan er daarbij vanuit dat we binnen gemeente Den helder met verschillende betrokken partijen kunnen spreken op zowel ambtelijk als bestuurlijk niveau. Wat betreft de andere partijen verwachten wij dat één gesprek met een vertegenwoordiging van deze partijen zal volstaan.

2.5 Stap 5: Analyse en rapportage

Nadat we de documenten studie en de interviews hebben afgerond, kunnen we alle gegevens in hun onderlinge samenhang analyseren. Afhankelijk van de door de rekenkamer commissie gelegde accenten zullen we de onderzoeksvragen beantwoorden en deze antwoorden vastleggen in een beknopte en heldere rapportage. De conceptrapportage bespreken wij eerst met de rekenkamer commissie voordat deze namens de rekenkamer commissie wordt aangeboden voor ambtelijk hoor en wederhoor. Waar nodig passen wij de rapportage op basis van het ambtelijk hoor en wederhoor aan. Vervolgens voegen wij de conclusies en aanbevelingen aan de rapportage toe en is de rapportage gereed voor bestuurlijk hoor en wederhoor.

3. RANDVOORWAARDEN

3.1 Beschikbaarheid informatiebronnen

Teneinde de voortgang en de planning van de werkzaamheden niet te belemmeren is het van belang dat stakeholders redelijkerwijs hun medewerking verlenen en dat ter zake zijnde documentatiestukken tijdig beschikbaar zijn cq. desgevraagd tijdig worden aangeleverd.

3.2 Doorlooptijd opdracht

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen een tijdsbestek van 10 werkweken. De termijn van 10 werkweken gaat in twee weken na gunning van de opdracht. Bij tijdige opdracht verlening (vóór 1 mei 2017) zullen we de eindrapportage uiterlijk 15 juli 2017 aanleveren.

3.3 Aantal sessies en interviews

Ten behoeve van het onderzoek is voor wat betreft de raming van de tijdsbesteding uitgegaan van maximaal twee overlegbijeenkomsten met de opdrachtgever en maximaal vijf interviews met diverse stakeholders.

3.4 Opdrachtgever

De Rekenkamercommissie van de gemeente Den Helder is formeel opdrachtgever. De heer Mark Versteeg, secretaris Rekenkamercommissie, treedt op als contactpersoon voor de opdrachtnemer ter verkrijging van de benodigde informatie en voor het verzorgen van de interne en externe communicatie met betrekking tot de werkzaamheden. Als contactpersoon namens de opdrachtnemer treedt op de heer Loek Buys van Buys Culturele Profielen.

3.5 Opdrachtnemer

Buys Culturele Profielen trekt in deze opdracht samen op met KplusV organisatieadvies. Buys Culturele Profielen fungeert formeel als opdrachtnemer en is eindverantwoordelijk voor de resultaten van de werkzaamheden.

4. INZET ADVISEURS EN KOSTEN

4.1 Inzet adviseurs

De opdracht wordt uitgevoerd door drs. L.A.A. Buys (Buys Culturele Profielen), dr. Martijn Dekker (KplusV organisatieadvies) en mw. dr. Laura Berger (KplusV organisatieadvies). De onderzoekers hebben complementaire expertise en vaardigheden, en zijn alle drie gepokt en gemazeld als onderzoeker bij overheidsopdrachten.

Loek Buys

Loek Buys beschikt over een ruime onderzoeks- en advieservaring in de sector kunst & cultuur. Hij heeft, doorgaans in opdracht van lokale overheden, veel haalbaarheidsstudies, exploitatieonderzoeken en doorlichtingen verricht bij theaters en culturele centra. Loek Buys is vanuit Buys Culturele Profielen op parttime basis gedetacheerd als algemeen directeur bij Theater Junushoff Wageningen.

Martijn Dekker

Martijn Dekker is gespecialiseerd in beleids- en rekenkamer onderzoek en heeft brede ervaring met rekenkamer onderzoek voor gemeentelijke rekenkamers. Zo heeft hij eerder onderzoek gedaan naar kaderstelling door de raad, naar sturing en controle bij grote bouwprojecten, brede scholenbeleid, inkoop- en aanbestedingsbeleid, accommodatie beleid, en enkele onderwerpen in het sociaal domein. Recent heeft hij samen met Laura een evaluatie uitgevoerd van het Brabant Cultuurfonds. Voordat Martijn bij KplusV kwam werken, is hij als academisch onderzoeker verbonden geweest aan Aberystwyth University (Verenigd Koninkrijk) en aan het European University Institute (Italië). Naast zijn werkzaamheden voor KplusV is hij op persoonlijke titel lid van de gezamenlijke Rekenkamercommissie van de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland.

Laura Berger

Laura Berger is onderzoeker bij KplusV. Laura heeft promotieonderzoek gedaan naar universiteit industrie samenwerking in de technologische sector vanuit sociaal bedrijfskundig perspectief. Ze heeft ruime ervaring met het inzetten van kwalitatieve onderzoeksmethoden zoals interviews en documentanalyse. Daarnaast heeft Laura binnen KplusV ervaring opgedaan met uiteenlopende beleids- en rekenkamer onderzoeken. Recent heeft ze, samen met Martijn, voor Provincie Brabant onderzoek gedaan naar het Brabant Cultuurfonds.

Deze offerte is van kracht tot en met 15 mei 2017.

Nijmegen, Buys Culturele Profielen
Ons kenmerk: 2017.04.20.bcp.lb

buys culturele profielen nijmegen | kplusv arnhem

PDF:
Rekenkamercommissie Den Helder – Brief aan Gemeenteraad Den Helder met aankondiging van Rekenkameronderzoek naar Theater De Kampanje + Bijlage